Será que sua empresa trumbica na hora de se comunicar? Quais são os reflexos disso? Os colaboradores conhecem: o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto custa cada atividade do seu fluxo de processos?
Uma vez conheci um empresário que reclamava que não conseguia avançar em suas atividades, ele dizia “minha lista de coisas para fazer não termina, só aumenta”.
Enquanto conversávamos ele foi interrompido três vezes:
- Alguém avisando que o pó de café acabou
- Ligações que não lhe dizem respeito, e acabou transferiu para outra pessoa
- Algum colaborador pedindo autorização para faltar ou informado o motivo da falta
Ele me informou que já possuía os processos mapeados, e que isso tinha ajudado muito. Mas na gestão do seu tempo isso não tinha melhorado. Perguntei se o organograma funcional estava definido, atualizado e se todos o conheciam, ele me informou que sim.
Observei, então que o problema era a questão da comunicação uma vez que os processos estavam mapeados e que a hierarquia havia sido definida.
Sugeri que possivelmente isso estava acontecendo porque algumas tarefas não haviam sido mapeadas, e isso é normal, pois o mapeamento de processos chega no nível de tarefas apenas para atividades principais do negócio, e não em tarefas de apoio como: ligações, café e falta dos colaboradores. Essa ausência de formalização da comunicação pode tranquilamente ser resolvida por meio da ferramenta RACI.
Veja como foi resolvido a questão das interrupções utilizando a ferramenta.
Após a implantação ele só receberia um e-mail informando sobre a falta ou justificativa do colaborador.
Após a implantação o empresário teve mais tempo livre para se dedicar a atividades estratégicas da empresa. Outro benefício foi que, qualquer desvio da matriz por parte de algum colaborador o empresário pede que o colaborador releia a matriz disponível no quadro de gestão a vista.
Essa disciplina garantiu o resultado da implantação da Matriz. O velho guerreiro estava correto! O líder deve se comunicar adequadamente, e porque não dizer formalmente primeiro, e depois conduzir que a comunicação seja dentro do modelo estabelecido.
QUER SABER O QUE É A MATRIZ RACI?
A ferramenta RACI é usada para formalizar papéis e responsabilidades. Podendo ser aplicada em processos de mudança ou na rotina de qualquer empresa.
Durante um processo de mudança, as organizações ficam mais sujeitas a alguns transtornos. Os gestores têm que fazer algo, de modo que a mudança dos processos aconteça.
Consequentemente é útil para descrever o que deve ser feito e organizar a comunicação e as responsabilidades de modo que o processo de transformação aconteça organizado.
O modelo também é chamado de RASCI ou RASIC em alguns casos.
O QUE QUER DIZER ESSE ACRÔNIMO:
- R = responsável. A pessoa responsável pela atividade.
- A = a quem “R” é Aprovado. Ou devem assinar ou aprovar o trabalho antes que esteja aprovado.
- C = pode ser consultado. Pode fornecer informações ou recursos. Tem a informação e/ou a potencialidade necessárias para terminar o trabalho.
- I = deve ser informado dos resultados, mas não necessitam ser consultados.
A técnica é suportada tipicamente por uma carta do RACI que ajude discutir, concordar, e comunicar os papéis e as responsabilidades.
COMO IMPLEMENTAR O RACI EM 6 ETAPAS?
- Identifique todas as atividades envolvidas e aliste-as no lado esquerdo. (Caso não tenha as atividades ainda, liste os processos, mas planeje o mapeamento das atividades o mais rápido possível)
- Identifique todas as funções ou cargos e aliste-os no alto. Geralmente estas informações estão no organograma funcional. (caso não tenha, busque o Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS) completa do último ano, verifique se os dados estão consistentes e atualizados)
- Chame os gestores abra o mapeamento dos processos e organograma funcional e identifique quem tem o R, A, C, I para cada atividade.
- Cada atividade deve preferivelmente ter somente um “R” como um princípio geral. Caso fique evidente que há necessidade de mais de um “R” por atividade, a atividade precisa ser mais detalhada.
- Nada impede que a mesma função responsável por um processo também o aprove, mas isso deve ser evitado conforme a equipe cresça.
- Não necessariamente cada atividade deve possuir um aprovador, consultado ou informado, mas deve ser analisado a real necessidade de formalizar, o quadro só estará pronto quando todo preenchimento estiver definido e alinhado com a equipe.
Uma última dica. A cada mudança na estrutura ou no processo a matriz deve ser revisada. Cada novo colaborador deve ser comunicado da matriz na sua integração. O cumprimento disciplinado é a chave para o sucesso desta ferramenta.
Quer um modelo em Excel. É só clicar aqui.
Boa implantação.
